鳴さんが語る「会議のコツ」

明日はニコ楽会議ですね。何度か会議に参加して感じたんですが、会議慣れしている人が少ない印象。なので会議のコツでもつぶやこうかと思ったんですが需要あるかしら。

2012-06-23 22:23:54

会議のコツ①会議で話し合う内容を把握しましょう。議題は何か？どういう順番で話し合うのか？…議題の順番は優先順位を考えて決められています。（これ今日絶対決めないと！とか、議題ＡはＢが決まらないと進まないからまずＢ！とか）順番を把握して、当日はそれに沿って進めることを意識しましょう。

2012-06-23 22:41:33

会議のコツ②議題を把握した上で、発表したいことがある人は前もって資料を準備しておく。事前に配布できるとなお良い。会議の時間は限られています。説明にかける時間を極力減らす工夫をして、議論にたくさん時間を割けるようにしましょう。資料を作るメリットは他にもありますがそれは次で。

2012-06-23 22:42:16

会議のコツ③（資料を作るメリット）音声だけでの説明は、聞き逃してしまうとそこで置いてけぼり決定です。ちょっと他の人と話していて注意が逸れた、知らない単語が出てきて意味が理解できなかったなど良くあります。資料があれば聞き逃した所を補完できるし、自分で調べることも出来ますよね。

2012-06-23 22:48:54

また、発表する側が自分の言いたいことを整理できる、というメリットもあります。

2012-06-23 22:49:30

資料は別に凝ったものでなくて良いんです。言いたいことを箇条書きにしたものとかで十分。箇条書きにしておけば言い忘れも防げますね。

2012-06-23 22:51:35

ここまでは事前準備の話でした。次からは会議中に気を付けるべきことです。

2012-06-23 22:53:02

会議のコツ④会議を始める前に、点呼を取りましょう。初対面な人もいたりしますので、名前と顔を一致させるのは重要です。発言した人が誰か分かっていないと、例えばあとで問い合わせしたくなってもできません。また、会議の概要・目的・議題などを最初に説明して意識を統一すると進めやすいですね。

2012-06-23 23:01:19

会議のコツ⑤複数の議題がある場合は、次の議題に移る前に必ず結論を出しましょう。結論が出せない場合は期限を設定しましょう（次の会議で改めて話し合いましょうとか）。で、それをホワイトボードや議事録へ記録として残しましょう。ホワイトボードに書くとその場の全員が確認できるので便利ですね。

2012-06-23 23:09:26

会議のコツ⑥人が発言しているとき、その人の発言を遮らないようにしましょう。できるだけ最後まで聞いてから反論なり質問なりした方が良いです。話を途中で遮ると、発言者がどこまで話したか分からなくなったり、脱線してしまう恐れが高いです。

2012-06-23 23:12:49

あ、ただし、発言してる人の話が長すぎたり、脱線してるなと感じた時なんかはこの限りではありません。

2012-06-23 23:15:40

会議のコツ⑦発言する前には許可を取ること。というのは、いきなり話し始めると聞き逃してしまう確率が高いから、というのと複数の人が一気に話し始めるのを防ぐためです。「ちょっといいですか？」など、注意を引くことで、１人だけが発言している状態をキープしましょう。

2012-06-23 23:19:05

会議のコツ⑧発言してない人にも注意を払いましょう。会議ではどうしても率先して声を出せる人だけが喋るという事態に陥りがちです。発言苦手だけど言いたいことが…みたいな人もいますので、表情を見たりして気がついたら水を向けるようにしましょう。進行係や発言者は特に気をつけたいですね。

2012-06-23 23:27:48

進行係・発言者に限らず、隣に座ってる人がなんか言いたげだなーと思ったら「なんか意見あるなら言っちゃえば？」とか話しかけるだけでも、いい切っ掛けになると思います。

2012-06-23 23:29:11

・・・こんなもんかな。長々と失礼しましたm(_ _)m

2012-06-23 23:29:28

ちなみにさっきまでのつぶやきは一言ですませると「ファシリテーション」になるのかな。興味のある人はぐぐってみましょう。

2012-06-23 23:39:06