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白川陽一(名古屋市青少年交流プラザ) @shirasan41
第2部 進化を楽しめ [ ホラクラシーを体感せよ ] 4章 ガバナンス・ミーティング ホラクラシーのミーティング・プロセスは、まるでゲーム。最初はルールを何度も参照すると思うが、慣れれば自然に行われるようになる。この章と6章では、ガバナンス・ミーティングをかなり細かく説明する。
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リーダーの代わりとなるもの 組織のオペレーションはすべて、ガバナンスが構築したものの上で行われる。ガバナンスは基礎。組織の権力の在りか。ガバナンス・ミーティングはすべてのサークルで通常月1で行われ、サークルのオペレーションの構図を向上させることを目的としている。
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ガバナンス・ミーティングは特殊な機能を担っている。また、憲法はガバナンス・ミーティングで出来ることを明確に定めている。ファシリテーターがこの制限を理解し、遵守しなければ、ホラクラシーの全システムが損なわれる。具体的に、ガバナンス・ミーティングに定められている活動は以下の通り。
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・サークル内の役割を設けたり、修正、取り除いていく ・サークルの領域を統治するポリシーを設けたり、修正、取り除いていく ・選出されるべき役割(ファシリテーター、セクレタリー、レプリンク)を担当するサークルメンバーを選出していく ・サブサークルを設けたり、修正、解消していく
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例)ガバナンス・ミーティングにかける場合 ・重要な仕事が度々見落とされ、それを担当する特定の役割を追加すべき場合 ・2つの役割の関係が不明瞭で、ひずみや意思疎通の問題が生じている場合 ・役割を担当している個人が何らかの決定をする権限がほしかったり、他の役割の権限を制限したい場合
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例)ガバナンス・ミーティングの対象でないもの ・マーケティングや戦略や来年の製品提供、その他仕事の遂行に関してチームが直面する決定 ※これはオペレーションの問題でミーティングの外で日々取り組まれるべきもの ※時には戦術的ミーティングにかけられる事もあるが、そのプロセスは次章で紹介
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仮想ガバナンス・ミーティング 実際のミーティングの様子を分かりやすく説明するため、仮想の会社「リョーヒン・セーサク社(良品製作社)」のストーリーを活用する。ここは顧客のあらゆるニーズに応える良品を製造販売する会社。組織のサークルは図を参照。各々の役割は1名ずつで担当している設定。 pic.twitter.com/UY4Y47eH30
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あなたがこれから参加するのは、Xサークルのガバナンス・ミーティング。このサークルで役割を担当する全員が、ミーティングに参加するよう連絡を受けていて、Xサークルと2つのサブサークルをそれぞれ繋ぐリードリンクとレプリンクも出席する。なお、あなたが担当する役割は「製品営業」とする。
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ガバナンス・ミーティングの大まかな流れ ①チェックイン・ラウンド 一人ずつ、各参加者は雑念を言い表して、ミーティングに臨む姿勢を整える ②会議運営上の連絡事項 ミーティングに割り当てられた時間や、休憩の予定等、会議運営に関わる事柄を手短に連絡する
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③議題構築 参加者は項目毎に1・2語で議題を追加する。各項目は処理すべき歪みを表す。Faはそれをリストにする ④統合的意思決定プロセス 各議題は上記プロセスを通じて順次取り込まれる ⑤閉会 全ての議題を処理するか予定終了時間が近づいたらFaは各参加者にMTGの感想を共有してもらう
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①チェックイン・ラウンド 各メンバーが自分が抱えている雑念に目を向け、それを手短に伝える。目標は、考え事、身体の不調、気持ちの問題等、それを意識する事によって雑念を振り払い、ミーティングに集中できるようにする事。また、これによりチームメイトに自分の状況を伝えることにもなる。
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このラウンドでは何を言ってもいいし、言いたくない事は言わなくていい。ただ、自分の心を占めているものに意識を向け、それをMTGの場に出す事は「今ここ」に意識を向ける為に非常に有効。チェックインでは話し合いは行わない。これで参加者は安心して心を開ける。Faはこの「神聖な場」を守る。
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②会議運営上の運営事項 Faがごく手短にMTGに関する実務的な制約について述べる。例えば、MTGが90分であるとか、サークルメンバーの1人が早めにミーティングを抜けるとか。ここはなるべく短く行う。
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③議題構築 ひずみに対処し、サークルのためになるようなガバナンスに修正されるよう、参加者の誰もが議題を追加できる。議題は予めではなく、ここで構築される。ただし、ここはひずみを「説明する」場ではない。必要なのは、議題として取り上げてもらう為の1・2語。それより長いとFaに割愛される
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例えば、Aサークルのレプリンクは、eメールのニュースレター送付に関して歪みを感知してる。それはニュースレターに会社のサイトURLを載せても、新製品の情報が出てこないことだったりする。しかし、今はこの歪みを説明するのではなく、ただ「ウェブサイト更新」等と議題に加えることだけをする
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さて、「製品営業」の役割を担当するあなたは、自社製品について、顧客から高額だと言われているといった歪みを感知している。そこであなたは議題に「製品価格」を追加する。 議題にしたい項目がすべて加えられたら、議題を1つずつ処理するため、Faは次のステップに進める。
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④統合的意思決定プロセス(6ステップ) 1.提案の提示 発言者:提案者のみ。ただし協力を要請する事も可 提案者は歪みやその解決提案を説明。話し合いはしない。提案者は話し合いを要請できるが、それは提案作成の協力の為だけに制限される。コンセンサス・懸念事項を一本化する為に行うのはNG
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2.提案を明瞭にする為の質疑応答 発言者:質問があれば誰でも。回答者は提案者。これを繰り返す。 情報を求めたり、理解を深めたりするために、誰でも明瞭にするための質問ができる。提案者は質問に回答するか、あるいは「詳細は未定」と言うことができる。リアクションや対話は認められない。
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3.リアクション・ラウンド 発言者:提案者以外全員が1人ずつ発言する。1人1人、提案に対して適当と思われる「リアクション(率直な反応)」を示す。リアクションは、一人称または三人称のコメントとして行わなければならない。話し合いや回答は認められない。
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4.修正と明瞭化 発言者:提案者のみ。 提案者は、提案の意図をさらに明瞭にしたり、リアクションに基づいて提案を修正したり、あるいはそのまま次に進むことを選ぶことができる。話し合いは認められない。
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5.反対ラウンド 発言者:提案者を含む全員が1人ずつ発言する Faが「この提案の採用で悪影響が生じたりサークルが後退したりする理由(反対意見)はないか」と問う。反対意見が述べられ、検証・記録されるが、話し合いはしない。反対意見が出ない場合、提案は採用される(アドバイス・プロセス)
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6.統合 発言者:主に反対者と提案者だが、他の人が協力してよい 反対意見に1つずつ集中して取り組む。目標はその反対意見が生じないような修正案を作る事だが、修正案は提案者の歪みに対処するものである必要がある。全ての反対意見が統合されたら、修正された新提案を再び反対ラウンドにかける
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あなたは議題に「製品価格」を追加したのだった。それを処理するプロセスを踏む。まず提案を提示し(ステップ1)、もし言いたければ、提案の原因となった歪みを説明する。提示する案がなければ、提案の作成に協力してもらうため、歪みを共有し、自由な話し合いを求めることもできる。
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今回は、あなたは解決策の考えを持っているとしよう。「基本の製品の価格を50%下げることを提案します」と発言する。さらに事情を説明するため、歪み(顧客から高額だと言われている)を共有する。セクレタリーはあなたの提案を要約し、みんなに見えるように記録する。
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