都の公文書廃棄の件、実は規則に問題があった？

末永ゆかり @yukari_suenaga

下記都へ公文書開示請求しました ・東京都配偶者暴力被害者等セーフティネット強化支援交付金について、令和3年度交付決定通知書 ・東京都配偶者暴力被害者等セーフティネット強化支援交付金について、令和３年度に行われた民間団体（一般社団法人Colabo含む）とのメールの送受信内容一切→ twitter.com/satoshi_hamada…

浜田 聡 参議院議員 WBPC問題調査中 💉💉💉 YouTubeやブログは毎日発信 @satoshi_hamada

暇空茜さんが東京都に開示請求したところ、先方から紛失したという返答があったということに関して。浜田聡事務所の秘書さんにお仕事のお願いです。当該資料を浜田聡事務所からも東京都に請求してほしいです。また紛失が真実の場合、紛失に関する対処（懲戒処分等）の予定も尋ねてほしいです。 twitter.com/himasoraakane/…

2022-12-27 13:13:06

末永ゆかり @yukari_suenaga

※メールの送受信内容が何らかの理由で電子データ上にない場合は移行されて保管されている当該文書の開示を求めます。

末永ゆかり @yukari_suenaga

非開示決定通知書と開示決定通知書が来ました。１枚目は非開示。 pic.twitter.com/f8kmIMrtRH

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末永ゆかり @yukari_suenaga

2枚目は開示決定です。取り急ぎ。 pic.twitter.com/3mYuWyREZF

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末永ゆかり @yukari_suenaga

東京都文書管理規則 reiki.metro.tokyo.lg.jp/reiki/reiki_ho…

yamamoto @yamamot91572811

@yukari_suenaga 東京都のルールにそった削除だって言いだしてるみたいですよ。

生き褒めしえさん @Cie_LXX

@yukari_suenaga 公文書の件名 「開示請求中の公文書を廃棄することができる根拠となる規則の一切」 →開示しないこととする根拠規定および当該規定を適用する理由 「当該の規則は存在しない。」

Azmoto @Azm1azm

@yukari_suenaga お疲れ様です。令和3年（2021年）で一切廃棄とのことですが、東京都文書管理規則の保管期間の別表一で区分「補助金等に関するもの」は5年か10年のような？　メールでも分類は地方自治体で収受文書（地方公共団体に送達された文書等で，文書取扱課・主務課が到達を確認し た文書）に当たるような？？

Asika @blacksn0w_epk

@Azm1azm おそらく補助金等に関するものというのは交付決定決裁文書等のことを指しており、単に連絡とったレベルのものは含まれないという解釈がなされていると思います。 そもそも職員個人がやり取りしているメールについてはあまり公文書という意識がなく取り扱われている気がします

Azmoto @Azm1azm

@blacksn0w_epk お疲れ様です。 公文書の定義は此方の2条2項に この条例において「公文書」とは、実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう reiki.metro.tokyo.lg.jp/reiki/reiki_ho…

Azmoto @Azm1azm

@blacksn0w_epk なので私も一旦は公文書外かなと思いましたが補助金交付団体との文書(メール)は「職員が職務上取得し組織的に用いる為に」している訳でまさか職務外の個人的な遣り取りな訳だったとは言えないのかなぁと。後は先の別表一で言う分類(起案、収受、供覧、資料)で資料扱いだった？？

Azmoto @Azm1azm

@blacksn0w_epk 大丈夫でした。東京都総務局総務部文書課の東京都文書管理規則では収受文書として電子文書という言い方でメールを規定しているので収受文書ですね。 soumu.metro.tokyo.lg.jp/01soumu/bunsho… pic.twitter.com/iRBe2dfmFG

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okayama-taro @okayama_taro_1

@Azm1azm @yukari_suenaga 東京都文書管理規則 補助金は最短５年で重要文書扱い 別表１ reiki.metro.tokyo.lg.jp/reiki/reiki_ho… ５年：補助金、分担金若しくは負担金の交付又は寄附金の贈与に関するもの １年：上記以外のもの(随時発生し、短期に廃棄する軽微なものを除く。) １年未満：随時発生し、短期に廃棄する軽微なもの

okayama-taro @okayama_taro_1

@Azm1azm @yukari_suenaga なので、 補助金に関するメール「一切を廃棄」など 現代の仕事上の常識では、あり得ないのでは？ 懲戒処分もの？ それとも、東京都はメールのやり取りは重要文書じゃない、基本は紙の郵送という規則でもあるの？ それならデジタル化に逆行し、それも問題。

MTFBWY @mtfbwy0119

@yukari_suenaga 事業終わったら即廃棄って、、、事業の費用対効果とかの振り返りとかやらんのか？また同じような事業やろうとしたとき必要ではないのかね？

テルミンを作る新種のきりん @__kirin_config

@mtfbwy0119 @yukari_suenaga メールは電子的に外部から受領した文書にあたるので、まだ、保存機関内のはずです。（すぐに廃棄してよい、組織内でやりとりメールや伝言メモとは異なると思います） 東京都職員による規定違反では。

ちびはけでぶ @masami_mita

@yukari_suenaga 第５４条第４項の起案文書が見てみたいですね。 文書番号に整合性があるかどうか（あとから文書を作ってねじ込んだりしていないか）の検証も含めて。

渓@AI投資エンジニア @kick_7117

@yukari_suenaga 文書保存期間の起算日は翌年度4月1日のはずで、同年中の文書が廃棄されている理由がわかりません。 あと、以前から不思議だったのですが、東京都のサーバーはメンテ時にTFO等でバックアップを取っているはずですが、実はシステム的にロールバックできない別件の問題があるのではないでしょうか。

男山(YZF-R25) @otokoyama_rx

@yukari_suenaga 廃棄記録の開示請求してください 東京都がどうか分かりませんが、通常、廃棄リストを作成、決裁を受けて廃棄するはずです これをしないで廃棄（消去）しているならそれも問題です

若桜純@歯列矯正中 @jun_wakasa

@yukari_suenaga 内閣府が作成した行政文書管理ガイドラインによると、電子メール全てが1年以上保存の行政文書に該当するわけではなく、内容により個別に判断するようです。 都もこれに準じて管理しているはず。 www8.cao.go.jp/chosei/koubun/… pic.twitter.com/EqsA3MWN7T

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若桜純@歯列矯正中 @jun_wakasa

@yukari_suenaga 具体的には、「添付ファイルのとおりお願いします。」のようなメールの場合、添付ファイルの文書は行政文書として1年以上保存されるが、メール本体は廃棄されるということです。 メール本文に意思決定に関する記述がある場合は、メール本体が1年以上保存となります。

若桜純@歯列矯正中 @jun_wakasa

@yukari_suenaga これはあくまでガイドラインであり、都の規則を読み込んでいませんが、おそらくこれに準じているはずです。 「これと違う運用をする時は、自分で説明せえよ」と書いてあるので、その時は説明を求めるとよろしいかと思います。

夜鴉065 @yakoh065

@yukari_suenaga メール等の公文書保管は一年って川松議員がおっしゃっていたように思いますが、 今、令和4年度なので、令和3年度のメール破棄って、公文書保管の規則に違反してることになりませんか？ 時期がズレてるのかな？

t-510 @t51019

@yakoh065 @yukari_suenaga 電子メールは、１年未満ですのでありえます。 昨年までは、期限がなければ１週間以内というのが官公庁の指導でした。