20131018チャットワークセミナーin和歌山まとめ

ShibaHisaki @ShibaHisaki

チャットワーク谷川さんから、まずは自己紹介。もともと外出が多い仕事でチャットワークをはじめ、クラウドサービスを多数活用している。 http://t.co/5VGtJNFFwg

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チャットワークは社員満足度が高いとされる。その原因はなにか。クラウドとはなにか。NPO向け優待プログラムとはなにか。ツールは使いはじめるまでの敷居が高い。そのチャットの上手な使い方を。これが今日の内容。

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チャットワーク大阪の拠点は吹田、15名が働く。オフィスには電話がない。すべてネットでやりとりしている。ペーパーレスを目指しているので家庭用プリンタで仕事している。紙がないので文房具もない。文房具もないので引き出しもない。

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チャットワークの営業はネットで行っている。営業部がない。対面営業をしない。かなり特異。一般的な働きかたからすると想像できないと思われる。

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営業がネットのみなので、プロモートのための社内プロジェクトはかなり多い。そのため、社内のやり取りを効率化したい。となると社内のメールでのやり取りは効率が悪い。かつてはSkypeを相当使っていた。

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メールの問題点。件名と送信先をいちいち指定しなければならない。迷惑メール対策、添付ファイルのサイズ制限、誤送信のリスク、メールソフトで過去のやり取りを遡るのが面倒、などといった点が考えられる。

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日本人のメールは社交辞令的な挨拶があり、書くこと自体に時間をかけてしまう。必要な情報だけを効率よく送れる仕組みが大事だと考えている。

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Skypeは便利だが、相手がオンラインでないといけない。依頼したことが流れてしまったり、メッセージの検索が困難、誰に対した発言なのか分かりにくい、などといった難点もある。

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チャットワークは相手がオフラインでも、どのデバイスでも同じ情報が見られる、誰に対した情報かがわかる、などという利点がある。

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チャットワーク社は大阪と東京にオフィスがあるが、クラウドサービスを使うとどこにいてもネット環境があればどこでも仕事ができる。

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おすすめサービスは3つ。1つめはGoogleApps。チャットワークでは、Google siteにみんなに共有したい情報を掲載している。まず、行動規範や社訓といったことを掲載しており、新入社員は1日めにそのページを見る。また様々な段取りをマニュアルとして残している。

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さらに、社員で共有すべき重要な案件をサイトに記載している。社員でしか共有していないが、これが社員内での雛形やデータベースになりうる。

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Google drive。ネット上で使えるオフィスソフトと考えればいい。例えば日報をdrive（word相当）で残して共有、経費精算シートをスプレッドシート（excel相当）で管理するなど。またファイルをフォルダで管理できる。

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Googleカレンダーは利用者も多いのでは。リンクを共有すれば外部からでもみられる。

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2つめはマインドマイスター。いわゆるマインドマップを作成できるサービス。パワーポイントをつくることに時間がかかるので、社内でのプレゼンはこれで対応している。かなり時間が短縮できる。

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企画や設計、計画、集計、分析などの業務にGoogleAppsやマインドマイスターは向いていると言われる。どこにいてもアクセスでき、メンバーと同時編集できるため働く場所に関係なくコラボ可能。

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3つめはチャットワーク。これは、報連相に相当する業務に向いていると言われる。会議はチャットワーク、作業はGoogleAppsやマインドマイスター、という連携。

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チャットワークはスマホでもタブレットでも使えるので、移動時間でも仕事ができる。これら3つのツールを使いこなせば、どこでもオフィス環境が構築できる。

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一般に日本のビジネスマンはメール処理に週14時間、会議に週10時間、電話でのやり取りに週5時間かかるという統計がある。実に70%もの時間が割かれている。これらが悪いことではないが生産性を高められないかと思う。

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チャットワークを使うとメールを書くことが減るので、体感的にも負担が減る。現在25万ユーザー。これを100万にするのが現在の目標。導入企業には大手通信事業者からコンサル、大学、メーカー、個人事業主まで多岐にわたる。

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簡単に使えることもあり、パソコンが不得意な方も使える。建築業者が大工や施主とのやりとりにも使えるし、農園が農家とのやりとりにも使っている。

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NPOからも、現場とのコミュニケーションの迅速化と業務のスピードアップ、タスク漏れの防止などへの評価がある。

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製品デモ。チャットワークはテキストベースでのやりとりだが、顔を見てのやりとりもできる。GoogleAppsの同じスプレッドシートを開き、相談しながら作業することもできる。 http://t.co/mgHUqTpqmy

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マインドマイスターも共有できるので、お互いにアイディアを出しながらプランを固めることもできる。 http://t.co/omSeLGIV6x

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チャットワークの機能には複数のユーザーがやりとりしあう機能がある。会議部屋と思ってもらったらいいかと。メールでは誤送信の危険があるが、チャットワークはクラウドにデータを保存しているので過去のメッセージに遡って編集削除も可能。