タスク管理まとめ

とんとん @ton2negi

タスク管理は大事。超大事。試験に出るから覚えておいた方が良いよ。

とんとん @ton2negi

仕事って結局「何かをやる」タスクの集まりなんだよね。「何かをやる」ために調べなきゃいけないことがあったらそれもひとつのタスク。「何かをやる」ために他部署へ申請書を書くのもタスク。メーカーや取引先とネゴる必要があるならそれもタスク。仕事=タスクの集合体とゆーことだね。

とんとん @ton2negi

でも一言でタスクと言っても、粒度だけでなく、重要度、優先度、仕事関連、プライベート関連、その場限り、毎日、毎週…色々な要素がありすぎて、管理どころか把握するのすら大変だ〜ね

とんとん @ton2negi

なのでまずはタスク管理に慣れる意味でも、1日で出来る(タスクが完了する)レベルの大きさにまで分解するところから始めて欲しい。

とんとん @ton2negi

って、タスク管理とゆーても別に堅苦しく考える必要は無いんだ。「誰々にメールを返信する」「○○の件について調べる」「○○の報告書を作成する」そんなモンだわ。

とんとん @ton2negi

タスク化する時に大事なのが、とにかく「作業内容を具体的に書くこと」これに尽きると思う。

とんとん @ton2negi

作業をタスク化するようにしてから痛感したのが、曖昧な理解度の状態で着手してしまうとムダに時間が掛かる&完成品のクオリティも低い&依頼者の意図とちょっとズレたモノが出来てしまうことも。こんな状態になっちゃうと、依頼者だけでなく自分自身の満足度も低いやね。

とんとん @ton2negi

「タスクを具体的な作業レベルで書く」とゆーことには、不明点や問題点を洗い出す効果もあるんだわ。だって曖昧な理解度だと具体的な作業レベルのタスクを書けないじゃない？分からないのは恥じゃない。不明点等を放置した結果、成果物で「コイツ分かってねぇ。。」と思われる方が数倍恥ずかしい

とんとん @ton2negi

不明点や疑問点があるからタスク化出来ない？ノンノン。「不明点を解消する」というタスクが出来るジャマイカw え？どうすれば不明点を解消出来るか分からないって？そりゃ「不明点を解消出来ると思われる人物や本などを探す」というタスクが出来上がるわけだ。

とんとん @ton2negi

不明点どころか何もかも分からネーヨ！とゆー話なら、そもそもそのステージに立つ準備が出来てないってことだ。そのステージに立つためには何を知っている必要がある？何が出来てる必要がある？準備段階で必要な全てをタスク化すべき。そうすれば問題点の把握と今後の具体的な行動指針が得られるわ。

とんとん @ton2negi

タスク化する時に気を付けて欲しいのが、一連の流れをひとつのタスクにしてしまうこと。これは避けて欲しい。ってこんなんじゃ分かりづらいので具体例で書くと「◯◯の資料を作成して□□さんへ送る」という感じのことね。パッと見は問題なく見えるかもだけど、タスク管理の観点からすると良くない。

とんとん @ton2negi

誰しも経験したことがあると思うけど、誰かor何かに作業を中断されたことってあるでそ？で、違う割り込み作業とかが入ったりしてAというタスクが中断状態のままBをやり始めちゃったりとか。仕事に限らず学生時代から経験してきたことだとオモ。

とんとん @ton2negi

まぁアレだ。今までもそうだしこれからもそうなんだ。作業は何かによって中断されるモノと考えておいた方が良い。それはもう仕方ない。ただ問題なのは、中断されたタスクを再開する時に「どこまでやってたか忘れてしまう」「思い出すのに時間が掛かる」「タスク自体の存在を忘れてしまう（！）」等々。

とんとん @ton2negi

まぁ人は忘れる動物だから仕方ない。自分なんかは特に忘れやすい人間だから良く分かる。用事を思いついて立ち上がってからほんのちょっと歩いただけで忘れちゃうこともあったりして。チキンなのはハートだけじゃなかったらしい。

とんとん @ton2negi

ヒマだからタスク管理の続きを書こう

とんとん @ton2negi

えーと。前回書いたのが「作業内容を出来るだけ具体的に書くことが大事」「シングルタスクで書くのが大事」の2点だったわな。シングルタスクの重要性については中途半端だったから、それから続きを書くとするか。

とんとん @ton2negi

そーそー。作業って中断することが多いじゃない？だから、例え一連の流れだとしてもあえてシングルタスクで書く。それが鉄則。「○○用の資料を作る」「◇◇さんへ○○用の資料をメールで送る」とゆー感じね。

とんとん @ton2negi

何故こんな面倒なことをするのか？まぁ当然疑問に思うよね。自分も初めは正直ここまで細かくタスクを書き出す必要性を理解出来なかった。でも実際に作業に入ってみると、資料作成中に別な作業が割り込んで中断したり、資料に指摘が入って修正を余儀なくされたり。メール作成中も同様なことがあるんだわ

とんとん @ton2negi

やってみると分かると思うけど、「資料を作る」とゆータスクにしておくと、「資料をレビューしてもらう」「レビュー指摘内容を修正する」「再レビュー依頼を出す」「承認もらう」「レビュー承認済み資料をメールで送る」とゆー感じでタスクに関連するタスクを広げやすいというメリットがひとつ。

とんとん @ton2negi

もひとつのメリットが、何らかの割り込みが入って中断しても再開が容易になるということ。自分自身で秘書の役割もこなすと思えばおkっすわ。もちろんデメリットもあって、タスクの読み書き更新に関する時間は生産に直接結びつかない時間となるから、タスク化する時間があったら即時着手した方が早い。

とんとん @ton2negi

とゆー場合もあるだろうから、何が何でもタスク化汁！…とゆーワケではなく、その辺りはタスクの大きさによって適宜ベストな方法でやって欲しい。

とんとん @ton2negi

ただ、シングルタスク化するメリットとして大きいのが「マインドマップ的にタスクを考えられる」ことだと思う。いや。正直自分はあまりマインドマップのことを知らないんだけど、要は物事を関連付けてイメージを膨らませてアイデア出したり観点増やそうZE☆ってことでそ？^^;違ったら教えてちょw

とんとん @ton2negi

「資料を作る」というタスクひとつ取ってみても、不明点があったら「◯◯について調べる」とか、書き方に規約があるなら「規約を調べる」とか「規約資料の格納場所を調べる」とか。まー色々あるわね。それを完了するには何を知ってる必要がある？何をする必要がある？関係者は誰？何を持って完成なの？

とんとん @ton2negi

って感じで、ひとつのタスクから多数の関連タスクが派生するんすわ。こうやって書くとたくさんやることがあるように見えるけど、実際仕事する時はやってるでしょ？意識してないかも試練けどさ。実はこの明示化→見える化が大事だったりするんだわ。

とんとん @ton2negi

見える化って流行ったけど知ってる？言葉くらい聞いたことあるよね？って、まぁ自分はもう二度と聞きたくない単語だけど^^;まーそれは別として。コレ結構大事なのよ。いやマヂで。「自分が何に時間を掛けてるのか？」「何に時間が掛かっているのか？」が分かる＝弱点や重要なポイントが分かるんだわ