2015年9月24日

エクセルのif関数の意味と本質

エクセルのif関数が全くわからない、という方のためのまとめです。
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はけた@経理のExcel仕事術 発売中 @excelspeedup

今日は「エクセルのif関数の意味・本質って何?」という話を書きます。 まず、あなたの会社に、右も左もわからない新人が入ってきたところを想像してみてください。 頭は(たぶん)良いんです。言われたことは完璧にできます。 でも、言われてないことは一切できない。応用力なんて皆無。

2015-09-19 07:17:44
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(続き)その新人に、何か作業をしてもらおうという場合。 その新人は、言われた事以外何もできない「面倒くさい子」なので、漠然とした手順書では何もできません。 手取り足取りな作業手順書を作ってやる必要があります。

2015-09-19 07:17:58
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(続き)一番簡単な作業手順書のイメージは次のような感じになります。 例:書類のコピーを取ってもらう場合 1.コピー機に書類を下向きにセットして 2.コピーボタンを押す 3.元の書類は私に返して 4.コピーした書類は、左上、左下の2カ所ホチキスで留めて、部長に渡して

2015-09-19 07:18:14
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(続き)でも、同じコピーをお願いするにしても、 ・コピーの枚数が多い場合、(紙の節約のために)両面コピーにする ・カラーコピーである必要がないときは、(カウンター代節約のために)モノクロコピーをしてほしい とか、状況により行動を変えて欲しい場合があります。

2015-09-19 07:19:36
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(続き)そんな場合に、一番最悪なのは、何も言わずにコピーをさせた後に「なんで片面コピーしてるの?こんなに枚数あるんだから両面コピーに決まってるでしょ!」と怒るパターン。 そんなローカルルール、わかるわけないですよね? 仕事を振る側の責任で、どうにかしないといけません。

2015-09-19 07:22:15
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(続き)一つの方法として、「指示をする側が」あらかじめ、両面コピー・カラーコピーの必要性を判断をして、指示を出す方法があります。 例えば、「今回は、片面ボタンを押して、カラー印刷ボタンを押して、その後コピーボタンを押してね」と伝える。 新人君は、何も考えずに作業ができます

2015-09-19 07:22:43
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(続き)でも、これだと、指示をする側が、毎回状況判断をして、新人君に伝えないといけません。はっきりいって面倒くさすぎます。 やはり、判断は、新人君本人にしてもらいたいですよね? ただ、相手は応用の利かない新人君です。言い方を工夫しないといけません。

2015-09-19 07:23:03
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(続き)例えば、単に「コピーの枚数が多いときは、両面コピーをして」と言ったのではダメです。 新人君には、どれくらいが「多い」のかがわからないからです。 「コピーの枚数が50枚を越えたら両面コピーをしてね。」という「誰でも判断できる基準」で伝えないといけません

2015-09-19 07:23:36
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(続き)ただ、この指示だと、今度は「コピーの枚数が50枚を越えていないとき」の指示をしていません。 新人君は気を利かせるとか一切できませんから「50枚を越えてないときは、どうすればいいんすか?」と聞き返されちゃいます。 どうすればいいか、明確に指示をしてあげましょう。

2015-09-19 07:24:05
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(続き)結局、 「コピーの枚数が50枚を越えていたら、両面コピーをしてね」 「コピーの枚数が50枚を越えていなければ、片面コピーをしてね」 という指示をしてあげれば、新人君も 「わかりました!」っと言ってくれるわけです。

2015-09-19 07:25:09
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(続き)カラーコピーかモノクロコピーかの判断も同じように、「カラーコピーをする必要があるとき(ないとき)」を明確にしてあげないとる必要があります。 例えば、「元原稿がカラーの資料はカラーコピー。その他の資料はモノクロコピーしてね」と具体的にいえば、新人君でも判断できるわけです。

2015-09-19 07:25:23
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(続き)ということで、最終的な作業手順書としては 1.書類を下向きにセット 2.コピーする枚数が50枚以上なら両面ボタンを押す。50枚未満なら片面ボタンを押す 3.元原稿がカラーの場合はカラー印刷ボタンを押す。その他の資料はモノクロ印刷ボタンを押す

2015-09-19 07:25:34
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(続き) 4.コピーボタンを押して、コピー開始 5.元の書類は私に返して 6.コピーした書類は、左上、左下の2カ所ホチキスで留めて、部長に渡して という作業手順書になります。 ここまでの指示をして、ようやく、新人君は、自律して作業ができるようになります。

2015-09-19 07:26:01
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(続き)前振りが長くなりましたが、これからが本題です。 エクセルに作業をさせる場合にも、さっきの「新人君」への作業指示と同じことをやらないといけません。 エクセルに何か作業をしてもらおうとしたら、「新人君でもこなせるレベルの作業手順書」を作らないといけないのです。

2015-09-19 07:26:18
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(続き)新人君の場合と違い、エクセルへの指示は「このセルには・・・して」という形の指示が中心となります。 「このセルには、1+1の結果を入れて」 「このセルには、A2セル、A3セル、A4セルの合計を入れて」 「このセルには、B1セルの最初の1文字だけを入れて」 といった感じです。

2015-09-19 07:26:43
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(続き)当然ですが、エクセル君は日本語の指示はわかりません。エクセル君への指示は、彼が理解できる言葉で書く必要があります。 「このセルには、1+1の結果を入れて」→「=1+1」 「このセルには、A2セル、A3セル、A4セルの合計を入れて」→「=A2+A3+A4」 という感じです。

2015-09-19 07:26:54
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(続き)こういうふうに、エクセル君に仕事をお願いしていると、新人君に仕事をお願いするときと同じように、「エクセル君自身に状況判断をしてほしい」という場面が出てきます。 例えば「このセルには、B1セルよりC1セルのほうが大きいなら、【予算未達】と入れてほしい」といったケースです。

2015-09-19 07:27:07
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(続き)こういう指示を、エクセル君にわかる言葉で表現するには、どうすればいいのか?そこで出てくるのが「if関数」です。 要は、エクセル君のために、頭の固い新人君に作業手順書を作ってあげる。そのときに、「状況判断」をする必要が生じた。じゃあ「if関数」を使おう、という流れです。

2015-09-19 07:28:27
はけた@経理のExcel仕事術 発売中 @excelspeedup

(続き)とはいえ、さきほどの例では、 「B1セルよりC1セルが大きいとき」のことしか指示をしていないので、 そのままでは「B1セルよりC1セルが大きくないとき(=B1セルがC1セル以下のときですね)」にどうすればいいか、エクセル君は判断がつかず、困ってしまいます

2015-09-19 07:29:23
はけた@経理のExcel仕事術 発売中 @excelspeedup

(続き)何もしないなら「何もしないでいいよ」と言ってあげないといけません。何かを表示させて欲しいのなら、「XXXを表示させて」と指示を出してあげないといけません。 エクセル君は、自分では何も考えられないので、手取り足取り指示をしてあげないといけないのです。

2015-09-19 07:30:44
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(続き)結局、実際に「エクセル君」に指示を出す時には、 このセルには、 ・B1セルよりC1セルのほうが大きいなら【予算未達】と表示してほしい ・そうじゃない場合には、【予算達成】と表示してほしい というような形で指示を出すことになります。

2015-09-19 07:31:09
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(続き)こういう指示をするために「if関数」を使います。 具体的には、 =if(B1>C1,"予算未達","予算達成") と書けば、エクセル君は、どういうときに、どうすればいいかがわかりますので、その指示に従って動いてくれるわけです。

2015-09-19 07:32:04
はけた@経理のExcel仕事術 発売中 @excelspeedup

(続き)ということで、まとめです。 エクセル君に指示を出すときには、自分の頭では何も考えられない新人君に対して、業務手順書を書くイメージで、指示を出してあげないといけません。 その指示の中に「判断」を要する作業がある場合に、if関数を使う、ということです。 (おしまい)

2015-09-19 07:32:29

コメント

はけた@経理のExcel仕事術 発売中 @excelspeedup 2015年9月24日
「if関数の意味と本質」について、まとめを更新しました。
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