日本アーカイブズ学会研究集会 「アーカイブズの構造を読み解く－編成・記述論の現在―」
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yuko_matsuzaki
@yuko_matsuzaki
米国における文書管理導入の歴史的経緯に関する説明が終わり、日本におけるファイリング導入の経緯と展開に。 #jsas
2011-01-15 13:57:58
yuko_matsuzaki
@yuko_matsuzaki
外務省の事例：1926年に八門式からdecimal式に、その後1930年にdecimal式は廃止され、ABC式に。decimal方式の失敗明確に。 #jsas
2011-01-15 14:03:14
yuko_matsuzaki
@yuko_matsuzaki
課題設定。同じ文書が作られ続けるのに、組織が変遷していく現実において、アーカイブズの諸原則を守りつつ編成・記述するにはどうすればよいのか。 #jsas
2011-01-15 14:14:10
yuko_matsuzaki
@yuko_matsuzaki
仮説。作成者に関する記述と文書そのものに関する切り離して記述。両者を自由に関連付けることによって、真の「出所原則」の適用が可能になるのではないか。 #jsas
2011-01-15 14:15:41
yuko_matsuzaki
@yuko_matsuzaki
仮説２．現用文書管理も視野に入れるシリーズ・システムの採用によって、アーカイブズにおける編成・記述の負担が軽減されるのではないか？ #jsas
2011-01-15 14:17:03
yuko_matsuzaki
@yuko_matsuzaki
オーストラリアのシリーズ・システムとはオーストラリア国立公文書館が採用するアーカイブズ管理システム。出所原則と原秩序保存原則に対応。 #jsas
2011-01-15 14:19:06
yuko_matsuzaki
@yuko_matsuzaki
シリーズ・システムの定義はKeeping Archives, 3rd edの定義による。Glossary部分参照。 #jsas
2011-01-15 14:20:44
yuko_matsuzaki
@yuko_matsuzaki
シリーズ・システム：複数の文書作成者がひとつのレコード群に関わる状況への対応が必要とされたことから出発。 #jsas
2011-01-15 14:21:41
yuko_matsuzaki
@yuko_matsuzaki
シリーズ・システム成立の経緯。現用文書管理に関してはイギリスから引き継いだレジストリー・システムが存在する。専門化の進行は、国立図書館アーカイブズ部より各省庁のレコードマネジメントのほうが進んでいた。編成記述業務はレコードセンターが担当していた。 #jsas
2011-01-15 14:24:11
yuko_matsuzaki
@yuko_matsuzaki
オーストラリアでは現用サイドからアーカイブズでの管理を視野に入れた一貫システムづくりが考案される素地があった。 #jsas
2011-01-15 14:25:34
yuko_matsuzaki
@yuko_matsuzaki
シリーズ・システムはオーストラリア国立公文書館、オーストラリア各州公文書館すべてで！！採用されている。合理的な考え方に基づいている。固定・完成した記述ツールよりはもっとゆるやか。基本的な考え方の提示。大事なのは記録作成者と文書に関する記述が分離されていること。 #jsas
2011-01-15 14:28:36
yuko_matsuzaki
@yuko_matsuzaki
シリーズ・システムの基本構造。コンテクスト・エンティティのレベルにはOrganization とAgencyに分けられる。Oは全体を包括的に捉えるレベル、Agencyは実際に記録を作成する現場。エンティティとは「記述単位」と訳される。 #jsas
2011-01-15 14:32:12
yuko_matsuzaki
@yuko_matsuzaki
Oranizationとは独立した政府全体、学会、協会、企業など。その業務や機能は、その下のAgencyによって実行され、agencyの業務遂行にコンテクストを与える。 #jsas
2011-01-15 14:34:50
yuko_matsuzaki
@yuko_matsuzaki
コンテンツ・エンティティのほうはシリーズとアイテムのレベルに分かれる。アイテムはシリーズ内の個別のレコードキーピングの単位。 #jsas
2011-01-15 14:36:32
yuko_matsuzaki
@yuko_matsuzaki
シリーズ・システムにおける記述要素は、メタデータ・エレメンツ、リンク、そしてコントローズ・データの3つに分かれる。 #jsas
2011-01-15 14:38:59
yuko_matsuzaki
@yuko_matsuzaki
たとえば「外務省」をagencyとする場合、それを含むOrganization名、前身組織の名前、後身組織の名前などがリンクに該当する記述要素という説明。 #jsas
2011-01-15 14:41:20
yuko_matsuzaki
@yuko_matsuzaki
オーストラリア国立公文書館サイトを実際に使って、Agencyの記述方法を実際にみてみる。例として検索したのは、Controller of Enery Property #jsas
2011-01-15 14:44:26
yuko_matsuzaki
@yuko_matsuzaki
Controller of Enemy Propertyの前身組織は Custodian of Expropriated Property。こういった情報がAgencyのLinkの記述要素として実際に記述されている。 #jsas
2011-01-15 14:48:09
yuko_matsuzaki
@yuko_matsuzaki
次にこのシリーズ・システムの考え方を日本の文書に考えてみる。例「恩給裁定原書」簿冊総数48501．Organizationは「大日本帝国」「日本国」、Creating Agency「恩給掛」「恩給局」「恩給課」「恩給局」・・・ などなど。 #jsas
2011-01-15 14:53:35
yuko_matsuzaki
@yuko_matsuzaki
さらに日本の文書管理システムとの適合性を考えてみる。Ａ市の例。A市をorganization として設定する。Agencyは企画部、総務部・・・など。シリーズの設定は、中分類をベースに、フォルダ単位を加味して設定。アイテムはフォルダ、または文書1件。 #jsas
2011-01-15 15:01:07
yuko_matsuzaki
@yuko_matsuzaki
編成・記述作業を行なってみる。「休暇簿」を考えてみる。creating agencyは総務課、戸籍課、納税課、・・・、controlling agencyは総務課。 #jsas
2011-01-15 15:04:40