bnbn0のGmailでGTD実践

0bn @0bn

Gmailでタスク管理の手法がおおよそ決まってきた。

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基本的にはGTD(http://t.co/jOqhv0b)の手法を採用。受信先が「アカウント+NextAction@gmail.com」で「次のアクション」ラベル、「+Project」で「プロジェクト」ラベルをつけるフィルタを設定し、リストを作成。

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件名または本文に「領収」と書かれていたら「領収」ラベルをつけるフィルタも設定し、自動タグ付けされるようにした。フィルタ設定方法は、件名「領収) OR (」キーワード「OR 領収」とすると上手くいってくれる。件名「領収」キ－ワード「領収」だと、件名と本文の両方に「領収」が必要。

0bn @0bn

と、思ったらキーワード「領収」だけで件名と本文から探してくれるっぽい。後で直そう。

0bn @0bn

タスク内容は基本的に件名に書く。意図的にタグ付けしたいとき（件名に「領収」が含まれてないが、領収ラベルをつけたい時など）や、そのタスクを実行するときに必要な情報がある場合は、それを本文に書く。プロジェクトをタスクに追加する場合は、そのプロジェクトをアクション単位で書き出す。

0bn @0bn

書き出したタスクは、いつかやるなら+AfterDay@gmail.comへ、次のアクションなら+NextAction@～へ、プロジェクトなら+Project@～へ、2分で出来るなら+2min@～へ、資料なら+memo@～へ、連絡待ちなら+Wating@～へ送信する。

0bn @0bn

Gmailの受信欄には、フィルタによって各ラベルに振り分けられたメールの件名がずらっと並ぶので、適宜読み返す。リストとして使うラベルには頭文字に○など記号をつけておくと、ラベル一覧の上側に並べられるので便利。iPhone上でタスク管理するときにも見やすい。

0bn @0bn

iPhoneでのタスク管理する際は、「設定」の「メール/連絡先/カレンダー」から「アーカイブ」を「オフ」にするとよい。タスク完了してメールを削除するときに全てのラベルが外される。アーカイブがオンだと、「次のアクション」一覧からアーカイブすると「領収」ラベルは付いたままになる。

0bn @0bn

「アーカイブ」を「オフ」にして削除したメールは「ゴミ箱」に移動される。完了タスクはここで確認する。

0bn @0bn

今までRememberTheMilkを使ってたけど、これからはGmailでタスク管理することにするつもり。最大の長所はフィルタで自動タグ付け出来る点。

0bn @0bn

「プロジェクト」についてはGmail上でどう管理するか悩み中。件名にプロジェクト名、本文に各アクションを書いて「+Project@～」に送るより、「次のアクション」にプロジェクト名だけ送って、それに各アクションを1件ずつ返信するという、スレッドを利用した方法がいいような気もする。

0bn @0bn

GmailでのGTDの実践について・・・プロジェクトについては、以下のようにタスク管理することにした。プロジェクトタスクを件名に書いて+NextActionに送信→プロジェクトタスクの消化に必要なタスクを１件ずつ返信→件名に「Re:」が付いたメールに「プロジェクト」ラベルを付ける

0bn @0bn

+NextActionに送信する理由は、ただの「次のアクション」タスクが「プロジェクト」タスクになったり、その逆になったりすることがあるので、一元管理のために行うべきタスクは全て「次のアクション」へ入れる。