週報はなんのために書くのか？

ほえほえ＠スプシマン @hoehoe1234

日報については、明確な目的があります。在宅などの場合で開始／終了報告は単なる生存確認にすぎません。では日報はなにつかうのでしょうか？ここでは日報としていますが週報だったり、月報だったりします。

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これは組織マネージメント、プロジェクトマネージメントをやったことがないとわかりにくいと思います。朝の朝礼とかチームスによる生存確認などは実はどうでもいいのです。日報だとめんどくさいので私の好きな週報ベースでお話しをします。

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開発会社では週報を、縦軸をプロジェクトの作業項目、横軸を月～日（日曜日出勤おおいです・・・）にして作業項目ごとの作業時間を記入します。記入単位はだいたい１５分（0.25）が多いと思います。

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簡単にいうと、週報は記録です。プロジェクトは記録することでしか改善できません。例えば記録から次のようなことがわかります。 ①だれが何をどのぐらいやっているか ②作業の分量は適切か？ ③プロジェクトで消化した工数はどれぐらいか ④四半期ごとの目的に向けて実際に活動しているか

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⑤要員の間の生産性と難易度はどうなっているか ⑥過剰な残業が発生していないか ・・・あげればきりがありませんが観点としては次のように分類できるでしょう。

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①労務管理 ②成長管理（四半期ごとの評価） ③プロジェクトの状態把握 ④アンカウンタブルなものをカウンタブルにする（この概念は最初はむずかしいとおもいます）

吉田拳/Excelで、経営は強くなる @sugoi_kaizen

@hoehoe1234 そうなんですよね…弊社はその目的認識が甘かった…人事評価制度の導入とともに日報制度も整えて行く予定です。そこでもやはり目的の共有が大事ですよね。主体性や自主性に任せた放任主義ではいけないんだと会社11年目でようやく気づきましたw

ほえほえ＠スプシマン @hoehoe1234

④について説明します。④は、たとえば四半期の目標がとても曖昧な「作業効率の向上」だったとします。もうしこしまともなら１０％の向上と書きます。しかし、物には難易度というものがありなかなか計測できません。

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もっと一般的にいうと「勉強を頑張る」は直接測定できませんが、「毎日何時間勉強したか」を記録すればそれは一つの間接的な根拠として「がんばったこと」が証明できます。これが「定性的なものを定量的に」測定するコツです。「定性的な目標なのでよくわからない。。。」というのは単位マネージメント

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側の経験と勉強不足の場合が多いのではないでしょうか？（ただし、この手法を家庭に持ち込むと大トラブルになるので持ち込まないこと）。 ここまでで週報はなにかに似ていると感じたのではないでしょうか？

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そうなんです。週報は簿記と同じなんです。日々の各作業を記録していって、それをまとめて勘定科目に相当する、プロジェクトコード、今季の目的、そのボリュームを「従業員の活動を見たい角度でまとめなおす」ために必要なんです。これは開発会社での特性であり「そうではない」という部署部門も

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あるかと思います。でも違うんです。営業でも経理部門でも今は多様な形態で多様な責任のもと働いています。「だれがどのようなことをどのぐらい」の把握はマネージメントが人員配置、作業アサイン、成長のサポートのために必須といっていいものになります。

ほえほえ＠スプシマン @hoehoe1234

例外は成果主義の営業職とかでしょうか？また、高度な専門性を持つ少人数での研究開発なども該当するでしょう。しかし、多くの作業はお互いに代替可能な人たちが組み合わさって成立しています。代替がない場合（コミット営業、研究職）などでは記録は不要でしょう。

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逆に、通常仕事は、多くの人の多くの役割と成長を加味したアサインで構成されています。週報とは、簡単にいうと「この組み合わせが現時点でよいかどうか」を判断するものになります。長期的視点ではローテションとか成長のための支援となりますし、短期的には「業務の適性割り振り」となります。

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ですから「組み合わせのある組織」では週報またはそれに類する仕組みがあるはずです。組み合わせがない場合は実態を把握しても「改善のしようがない」のでそのような要求はすくないでしょう。

松田軽太 ゆるフワ系DX （ソリュエイ亭門下生）5550 @matudakta

『週報は簿記と同じ』 この発想は完全に無かった… なるほど なるほど。 twitter.com/hoehoe1234/sta…

ほえほえ＠スプシマン @hoehoe1234

週報を「かかされる」ほうからすれば無意味におもえるかもしれませんが、組織マネジメントとプロジェクトマネジメとにおいては「週報」は必須のツールです。なぜならそれは簿記における「伝票」の相当する第一次情報だからです。

ほえほえ＠スプシマン @hoehoe1234

しかし、現実にはこのコストをかけた一次情報が活用されていないと思います。私の知人などはバックオフイスの仕事ですが面談に際して四半期分の週報と期初の目標を見直すそうです。曖昧な目標でもこれで定量的な評価として双方納得できます。正しい使い方の一つですね。

ほえほえ＠スプシマン @hoehoe1234

まとめ　週報は次の用途があり ①簿記の伝票に相当 ②だれがなにをどのぐらいを把握する ③「②」から組み合わせが正しいか検証 ④特定の観点でまとめ直して使うもの ⑤定性的なものを定量的に変換 ゆえに 組織・プロジェクトマネジメントおいて必須のツールとなっています。

ほえほえ＠スプシマン @hoehoe1234

補足　逆の表現だと週報は「目的に即したもの」である必要があります。簿記は「すべての取引を記録」ですが、たとえば詳細な日報などではコストが高すぎて続けられません。なので「目的」に即した粒度にするひつようがあり、多くの場合の目的は「組み合わせが適性かどうか」の判断となります。

ほえほえ＠スプシマン @hoehoe1234

プロジェクトごとの人件費の按分にも使われますがこれは二次的な側面ですね。プロジェクト単位の人件費の合計はプロジェクトの収益性と工程別の生産性を図るというマクロの観点から必要になります。このように、現場に応じて必要なものは違いますので日報、週報、月報と流動を変えて、また記載内容も

ほえほえ＠スプシマン @hoehoe1234

詳しすぎず、おおまかすぎにず「目的に即した項目」にする必要があります。これは割と難しくてついつい詳細に記録したくなったりします。また、「その他」の項目が半分を占めるようなケースでは項目の分割、再検討がひつようになります。

ほえほえ＠スプシマン @hoehoe1234

ではどのようなところからスタートするかといえば、開発会社であればまず週報でしょうか？１年でも５０週しかありませんので一人あたり５０枚となり、仮に印刷した紙で保管するとしても管理可能です。勘定科目による正確な集計は必ずしも必要ではなく、部下の週報を通してみるだけで見えてくるものが

ほえほえ＠スプシマン @hoehoe1234

あるはずです。最初は大まかに始めておいて、必要な観点がぬけていると思えば後から追加していくほうが運用としては楽でしょう。このような時間管理システムはいろいろありますが、とにかくその作業自体が苦痛になるようではあまりうまく運用できません。

ほえほえ＠スプシマン @hoehoe1234

エクセルで定形シートを用意して管理し、VBAで集計するような仕組みぐらいが適切な気がします。RDBに集計したり、Webのフロントを作りたくもなりますが、このような変更が多い運用は最初はやはりエクセルのようなツールが適していると経験からそう思います。　おしまい。