前提知識を共有していない人に何かを伝えることは難しい

夢乃 @iamdreamers

昨日ちょっと呟いた「知っていることを人に伝えるのは難しい」ってことについて、「前提知識のない人に知っていることを伝える」ことを、例で示してみる・・・

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■Aさんは、仕事で月に一度、Excelを使ってデータを集計している。手順は ①テンプレートを開いて ②集計する年と月をセルに入力して[集計]ボタンを押し ③（VBマクロで）作られたファイルを[名前を付けて保存]する だけ。

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■ある日、Aさんは退職することになり、Aさんのやっていた集計作業は、入れ違いで入ってくるBさんに引き継ぐことになった。

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■ところが、Bさんは現在の作業が忙しく、Aさんの退職前に引継時間どころか、顔を合わせる機会も作れそうにないことがわかった。そのため、この作業の手順をドキュメント化することにした。

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■上司からBさんのこれまでの業務経験を聞くと、Linuxしか使ったことがなく、ExcelはおろかWindowsも初めて、ということがわかった。これは詳細な引継資料を作っておかないと・・・私は退職しちゃうわけだし・・・

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■それでも、手順は3ステップだし、たいしたことはない、と高を括って手順書を作り始めるAさん。まずは①から・・・

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■まずは「ファイルを開く」・・・あれ？Windows初めてってことはエクスプローラの起動から始めないといけないかな？異動していきなりこれをやることになったら、そのへんの基礎知識を聞く前かもしれないし・・・

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■じゃ、「画面左下の[スタート]ボタンを押して・・・」・・・あ！Windows7だから「スタート」って書いてない！これじゃ解らないかなぁ・・・しょうがない、画面をキャプチャしよう。

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■次は「メニューから[エクスプローラ]を選択する」・・・あ！エクスプローラは「アクセサリ」の下だから、きちんと書かないとわからないかなぁ・・・Windows7だとその前に「すべてのプログラム」を選ばないと・・・え～い、ここも２画面分、キャプチャしちゃえ！

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■・・・といろいろと説明手順が増えて、①だけで次のようになりました。

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■(1)[スタート]ボタンを押す（画像） (2)[すべてのプログラム]を押す（画像） (3)[アクセサリ]ｰ[エクスプローラ]を押す（画像） (4)左側のフォルダツリーから、該当フォルダをダブルクリックして開く（画像）

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■②③も同様に詳細な手順が増えてゆき、初めは「A4半分程度だろう」と考えていた資料は、5ページにもわたる立派な文書になったのでした。

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・・・というように、（状況設定の無理はおいといて）自分が今まで「知っている」と思っていたことを「何も知らない（前提知識を持たない）」人に伝えようとすると、知っていると思っていたことが曖昧（というか、意識していないものが沢山ある）ということに気付くことが多かったりする・・・

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それで、何を言いたいかっていうと、何かを伝えるときには「相手が自分と同じ前提知識を持っているかわからない」「前提知識の共有から始める必要がある」ってこと。

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・・・いつものごとく、当たり前の結論だなぁ・・・でも、これが意外にできない人が多い（私も含む）・・・

夢乃 @iamdreamers

今回の例とは逆に、「不要な部分を省略して説明する」（噛み砕いた説明）場合も似たような注意が必要・・・だけど、うまい例を思いつかないので、思いついたらまた呟くかも・・・