2017年7月24日

日報問題をめぐる「文書」の定義

いわゆる陸自の「日報問題」を分かりにくくしていた一因は、「文書」という言葉をめぐる解釈の違いだった模様。
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井上孝司 Koji Inoue @kojiinet

日報への誤認識と説明不足が生んだ空騒ぎ jbpress.ismedia.jp/articles/-/505… @JBpress こういう風にちゃんと説明されるとスッキリする。

2017-07-24 15:33:35
井上孝司 Koji Inoue @kojiinet

ただ、「だが、幕僚が自分のパソコンに保有するデータは公文書でも何でもなく、個人の資料に過ぎない」だけは「え ?」と思った。公文書と公的文書の違いによるのかなんなのか、これは調べてみないといかんかな。

2017-07-24 15:42:41
G工房@ペーパークラフト @evakmcd1991

@kojiinet 外から失礼、参考程度ですが... 海自某基地に居た際は「業務の中で作成したデータは全て行政文書=公文書だから決して基地の外に持ち出すな」との示達でした。 個人文書は「業務の参考として個人的に所有する資料」との見解でしたが、区別をどうすべきか基準が非常に曖昧だったと記憶しています。

2017-07-24 16:05:45
井上孝司 Koji Inoue @kojiinet

@evakmcd1991 おお、ありがとうございます。確かに曖昧ですが、強いて分けるなら「自ら作成した」と「他所から手に入れて所有している」の違いでしょうか。でも、これも杓子定規に適用すると矛盾が出てきそうですね。

2017-07-24 16:07:21
G工房@ペーパークラフト @evakmcd1991

@kojiinet ついでですが... 基地内で作成したデータを持ち帰り、自宅で仕事をしようとして処分される、という事案が度々ありました。業務データの持ち出しが禁止だった為ですね。 同事案を考えると個人資料とは一体...?個人PCに入った時点で個人資料になる、というのは違和感を覚えます。

2017-07-24 16:17:50
井上孝司 Koji Inoue @kojiinet

@evakmcd1991 ですよねえ… 大元の話からは外れ気味かもしれませんが、ペーパーワークに忙殺されて持ち帰らざるを得ないぐらいになるという業務プロセスそのものを、どうにかできないのかなあと思うことはあります。「紙で動く自衛隊」って、笑い話じゃすまないでしょう。

2017-07-24 16:22:14
大貫剛 @ohnuki_tsuyoshi

@kojiinet 役所における一般的な「文書」の考え方をこの文脈に当てはめると、公文書とは文書規定に基づいて作成され、規定の期間規定の方法で保存され、台帳で管理されているものと思います。幕僚のパソコンに入っているのは文書の写しに過ぎない、と言いたいのではと。

2017-07-24 20:10:43
井上孝司 Koji Inoue @kojiinet

@ohnuki_tsuyoshi ということは、中身は公文書とまるっきり同じでも、正本じゃなくて写しだから公文書としては扱われない、という理解になるのでしょうか

2017-07-24 20:13:07
大貫剛 @ohnuki_tsuyoshi

@kojiinet ここでは公文書という言葉を「情報開示の対象」という文脈で使っていると思うので、保存期間を終えた時点で、たとえ写しがあっても文書台帳の検索で出てこない(公文書は破棄済みで存在しない、という回答になる)のは仕方がない、という意味で言っていると思います。

2017-07-24 20:20:03
大貫剛 @ohnuki_tsuyoshi

@kojiinet 「図書館の蔵書」と考えると、わかりやすいかもしれません。蔵書を破棄した時点で、蔵書はもう存在しません。検索しても見つかりません。誰かがコピーを保存しているかもしれませんが、それは「蔵書が見つかった」のではなく「個人的な写しが見つかった」だけです。

2017-07-24 20:21:43
井上孝司 Koji Inoue @kojiinet

@ohnuki_tsuyoshi なるほどです。「中の人」としては当たり前のことだからわざわざ書かなかったのかも知れないけど、元記事の書き方は、ちと分かりづらいですね

2017-07-24 20:28:00
大貫剛 @ohnuki_tsuyoshi

@kojiinet 役所では「文書」という言葉に特別な意味がありますからね。「文書」とは文書名と文書番号を台帳に登録して起案し、組織的に決定した情報のことです。そういうニュアンスを共有しないと伝わらないですね。

2017-07-24 20:58:12
井上孝司 Koji Inoue @kojiinet

@ohnuki_tsuyoshi 確かに、そこは感覚が違いますね。「文書 = 紙ないしは電子的な書類」という以上の認識は、普通はないかもしれません

2017-07-24 21:00:46
大貫剛 @ohnuki_tsuyoshi

@kojiinet 今回の件では「自衛隊の活動を記録した資料が欲しい」というのがいわゆる「顧客が必要としているもの」なので、役所が言うところの文書がなくても、その写しがあれば問題なかった。だから「文書はなかったけど、写しが見つかりました」た答えたら、一般的な意味で「文書あるじゃん」となったんですね。

2017-07-24 21:03:11
井上孝司 Koji Inoue @kojiinet

@ohnuki_tsuyoshi そして、その「文書」という言葉が「公文書」とごっちゃにされたと

2017-07-24 21:03:48
大貫剛 @ohnuki_tsuyoshi

@kojiinet 組織的に保存してる文書はなかったけど、その内容の写しはあった。これは「公文書」なのか「公文書の写し」なのか、ってどうでもいいですよね。単にライブラリに残ってなかったけどあとから発見された、というだけの話をいじくり回しすぎた感。

2017-07-24 21:07:17
観音旭光の両刀使い @ponchan1791

そう言えば、ここ最近の「公文書」の定義について、政治家レベルで起案・決裁を経た文書のみと(恐らく故意に)勘違いしている件については、もう15年近く前だけど何度も情報公開審査会(当時)へ諮問庁の職員として出向いた人間として問題ありと言わざる得ないのです。

2017-07-24 20:20:51
観音旭光の両刀使い @ponchan1791

もちろん、起案・決裁を経た台帳に乗る狭義の「公文書」は当然なのですが、上司や関係部署とのやりとりなど業務で作成した起案・決裁を経ない文書も広義の「公文書」として情報公開の対象になります。「公文書」にならないのは、自分の手書きノートや自分のためにしか使わない電子ファイルぐらいです。

2017-07-24 20:29:06
観音旭光の両刀使い @ponchan1791

で、某省の議事録が怪文書扱いされたのは、情報公開の観点から言うと、省内で情報共有された時点で立派な公文書で、あってはならないことです。そう言う意味では某A省の日報も起案・決裁を経ていなくとも、幕への報告なら、立派な公文書です。

2017-07-24 20:34:19
観音旭光の両刀使い @ponchan1791

で、普通、公文書はどの省でも最低1年の保存期間が有るので、即廃棄をするのは文書管理規則違反ではないかと。なので、情報公開請求に対して「廃棄したので不存在」とした場合、恐らく異議申立をして情報公開・個人情報保護審査会へ諮問されたらお叱り案件だと思います。

2017-07-24 20:39:21
観音旭光の両刀使い @ponchan1791

最も、審査会に捜査権限が無いので、「破棄したと言われる以上は、不存在と言わざる得ない」と言う答申が出ると思いますが、その直ぐ後に出てきたら、関係者は左遷されるレベルなんですけどね。

2017-07-24 20:43:03
観音旭光の両刀使い @ponchan1791

そうそう情報公開ネタですが、非公開とできる条件が情報公開法で定められているので、何でもかんでも公開する訳ではなく、その条件を上手く使えば非公開とすることもできるので、「破棄しました」は極めて悪手。

2017-07-24 22:00:58
観音旭光の両刀使い @ponchan1791

過去にあったのは「直前にあった「ある問い合わせ」対応の文書全て」と言う情報公開請求があって、メールまで対象となったものの、非公開の条件に該当したためメールは非公開になりました。

2017-07-24 22:07:30
観音旭光の両刀使い @ponchan1791

その時は「内部又は相互間における審議、検討又は協議に関する情報であって、公にすることにより、率直な意見の交換若しくは意思決定の中立性が不当に損なわれるおそれ」に該当して非公開になりました。

2017-07-24 22:08:32
観音旭光の両刀使い @ponchan1791

情報公開法第5条3号に「公にすることにより、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあると行政機関の長が認めることにつき相当の理由がある情報」を非公開にできるので結局はやりよう。

2017-07-24 22:13:04
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コメント

MUTI @MUTI39 2017年7月25日
陰謀論をあえて書きます。 極東情勢を踏まえた米軍等関係者の示唆とか働きかけが背後にあったりとかは……
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いかりくん @jmsdf19540701 2017年8月4日
公文書というか行政文書の取り扱いについては、各省庁並びに陸海空の違いがある上に、行政文書担当者となるには教育課程を受ける必要があるほど高度かつ専門業務である為、次の解説が必ずしも正しいとは限りませのでご留意ください。  海上自衛隊が組織として作成または受領した文書(音声記録、映像記録、写真、図画を含む)は全て行政文書となります。 そのため、FAXやビデオテープや手書きメモも行政文書に含まれます。
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いかりくん @jmsdf19540701 2017年8月4日
ただし、組織的に利用するとの解釈は、海上自衛隊員2名以上でやり取りしたり、役職や所属で作成・受領した文書となります。 隊員Aが「○時に△さんが来る」というメモを隊員Bに渡すと行政文書になります。 しかし、覚え書きとして自分が忘れてしまわないように他人に見せなければ個人資料になります。
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いかりくん @jmsdf19540701 2017年8月4日
だから、メールなどでパソコン上でやり取りする資料のほとんどは行政文書といって差し支えないかと思います。 ただし、仕事上、作成・受領したデータでも、先に示した通り他人に見せる予定がなく、自分の仕事上の参考にするだけの場合、個人資料として保存する場合があります。 これは本当に自分だけが閲覧利用できるもので、同役職への後任者は無論、休業中の代理人も閲覧・利用できません。
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いかりくん @jmsdf19540701 2017年8月4日
逆に言えば、後任者に対して資料を残そうと思ったら、原則、行政文書とする必要があるでしょう。  また、行政文書は組織として利用するものである為、同僚同士での飲み会のお知らせというのも、海上自衛隊との関連が無いため行政文書ではありません。
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いかりくん @jmsdf19540701 2017年8月4日
同僚に対するメモ書きでも行政文書となり得る為、非常にたくさんの文書が行政文書に認定されますが、その全てを保存管理しては 手が足りません。 1年以上は利用しないなどの簡易な文書は、その保存管理を簡単にしてよいとされています。  例:今月の体育館の利用日・食堂のメニューなど
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いかりくん @jmsdf19540701 2017年8月4日
ただし、重要度は文書の受け取り手によって異なる点に注意が必要です。  体育館の光熱費の計算や栄養士などは体育館の利用日や食堂メニューの年間統計をとる必要があるかもしれません。 その為、文書の多くはその所属毎に保存期間などが異なってきます。
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いかりくん @jmsdf19540701 2017年8月4日
通常は、文書の作成部署が最も長い保存期間を設定するもので、受け取り側の部署のほとんどは読み緒わったりイベントが終わり次第、文書は捨てて良いと判断されるものが多いと思います。  ですが、このコラムにある通り研究部門などの場合は特定の文書を長く保管利用することもあり得るでしょう。
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いかりくん @jmsdf19540701 2017年8月4日
特定の書類を探すときに大変なのが、この受領側部門で保管している文書です。 文書は各文書毎のタイトルでなく文書のまとまり(ファイル)ごとに登録します。 アフリカでのPKOに関連する文書でも。受領側の利用の仕方によっては「衛生問題」とか「○○装備の利用状況」や「隊員Aの人事記録」などのファイルに入らないとも限りません。 一見しただけで、文書の存否はわかりません。
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