平林久和(@HisakazuH)氏による『即興メール講座』

平林久和/H.Hirabayashi @HisakazuH

即興メール講座１……まず、文章のまえにこれはすぐに返事が求められているかどうか。判断。早く返すメールは「用件のみにて失礼します」と書き添えてすぐに返す。

平林久和/H.Hirabayashi @HisakazuH

即興メール講座２……入り組んだ話はあとで書くわけだが、私は箇条書きにすることを心がける。だが、しかし、でも、そして、接続詞で延々とつながるメールは無意味に長くなってしまう。

平林久和/H.Hirabayashi @HisakazuH

即興メール講座３……気になる用語/「……のほう」。企画書のほうをお送りしました。原稿のほうはまだですか。「ほう」はいらない。

平林久和/H.Hirabayashi @HisakazuH

即興メール講座４……気になる用語/バタバタしておりまして。バタバタってなんだ？　バタバタは返信が遅れた言い訳にもなっていない。遅くなったら遅くなったで、素直にお詫びをすること。

平林久和/H.Hirabayashi @HisakazuH

即興メール講座５……気になる用語/いつもお世話になります。いつもお世話している人から来るのならわかる。初対面の人が「いつもお世話になります」はどう考えてもおかしい。

平林久和/H.Hirabayashi @HisakazuH

即興メール講座６……気になる用語/「了解です」。理解です、と言わないのと同じように間違った表現（厳密に言うとだけど）。「承知いたしました」で随分と印象は変わる。

平林久和/H.Hirabayashi @HisakazuH

即興メール講座７……私は「ませ」をたまに使う。ご一報くださいませ。ご連絡くださいませ。ご一報ください、ご連絡ください、に「ませ」がつくとマイルドになる感じしません？

平林久和/H.Hirabayashi @HisakazuH

即興メール講座８……基本的なことだけど、自分が直属の上司でない限り、他社の人には「連絡」。「報告」を使ってはいけない。報告は基本的に、目下の者が目上の者にするもの。

平林久和/H.Hirabayashi @HisakazuH

即興メール講座９……たとえば、スケジュールを訊かれたとき、訊かれているから答えるのだけど、「当方の都合を申し上げましたこと、ご容赦ください」と書き添えることにしている。詫びなくてもいいけど、こっちの都合に合わせてくれることへの感謝の意を添える。

平林久和/H.Hirabayashi @HisakazuH

即興メール講座10……全体の話に戻ると、これは長文で懇切丁寧に返事、依頼する文章か。YES・NOを即レスする文章かを考える。私はいつも長・中・短の長さのイメージを持つようにしている。自分がすごーく長いメール書いたのに、「わかりました。よろしくお願いします」だとガッカリする。

平林久和/H.Hirabayashi @HisakazuH

即興メール講座11……「拝」のバリエーションを多くする。メール拝受いたしました。拝察申し上げますに。拝読いたしました……など。私はたまにメールに署名テンプレートをはずして、平林久和拝と書くこともある。

平林久和/H.Hirabayashi @HisakazuH

即興メール講座12……余談。いつもTwitterではおとぼけキャラを演じているけど、ビジネスメールでは人名に山田一郎百拝、と書く人もいる。拝よりもすごい百拝。

平林久和/H.Hirabayashi @HisakazuH

即興メール講座13……「ご多忙のところ恐縮ですが」を私は使わない。「ご多用のところ」が正解。「ご多忙」は考えようによっては、オマエは忙しくて心が死んでいるだろう……と受け取れなくもないから。だから私は「ご多用」と書かれるとオヌシやるな、と思う。

平林久和/H.Hirabayashi @HisakazuH

即興メール講座14……使役動詞は使わない。「させる」「やらせる」「送らせる」。自社の者、たとえば秘書に送らせますは、意図してへりくだっている感もあるけど、私は品性が欠けると思うタイプ。メールでも、日常会話でも、使役動詞は使わないのがいい。

平林久和/H.Hirabayashi @HisakazuH

即興メール講座15……件名だけど、人名だけ書いてくる人がいる。「山田です」とか。そんなのは件名ではない。件名はサブジェクト【subject】＝主題。主意。題目。

平林久和/H.Hirabayashi @HisakazuH

即興メール講座16……サブジェクト【subject】の対になるのがオブジェクト【object】。文法でいうところの、目的語だ。「題」に対して「目的」を達しているかを考える。

平林久和/H.Hirabayashi @HisakazuH

即興メール講座17……会社名＋様はおかしい。ソニー様、コナミ様、任天堂様、全部おかしい。様は人名につく尊称。株式会社インターラクト様と書かれたメールは、ああ残念と思う。でも、尊称をつけたい気持ちはわかる。そんな時は株式会社インターラクト、経理ご担当者様ならばセーフ。

平林久和/H.Hirabayashi @HisakazuH

即興メール講座18……「拝」と同様に「貴」のバリエーションを増やすといい。貴殿、貴社など。御社よりも貴社と書くとグレードアップした感じがする。問題なのは貴サイト、貴サイトを拝見し……。これも社名に似ていて、外来語に尊敬の接頭詞はつかない。貴社のサイトにすれば問題解決。

平林久和/H.Hirabayashi @HisakazuH

即興メール講座19……メールは一件の内容に一件の返信が原則。しかし、同じ人から2通来て、一通の返信ですませたい場合もある。その際には、「両件まとめての返信にて、失礼いたします」の一筆を添える。

平林久和/H.Hirabayashi @HisakazuH

即興メール講座20（最後）……メールは誤解を生みやすい通信手段だと自覚する。感情や人間関係にかかわることをメールに書くとドンヨリとしたものになる。会って話す、電話があって、その次にメールがある。私はよく、メールをいただいたのに電話でのお返事で申し訳ありません、という電話をかける。

平林久和/H.Hirabayashi @HisakazuH

ふー、たくさん書いてしまいましたが、即興です。というか、そもそもは正直言って、このレベルで本になって、またそれを読む人がいるのか？　がスタートでした。 http://www.lifehacker.jp/2010/06/100603cloudleading_77.html