情報共有するときに大事なこと

あちょ｜ブロガー in Fukuoka @pcpricecom

社内での情報共有、情報によって知らされる範囲は絞られるのは当然。だけど、境界線が曖昧など本来共有すべき情報がされずに孤立しちゃう人もいる。適切な共有がされれば業務効率も上がって、クライアントへの対応も素早くなる。けどこれが難しい。

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一つ情報が複数の部署に共有される、けどその中の一部の人、とかになるとややこしい。その都度グループ化するのか、といえばそうもいかない。それに共有のルール化が適切じゃないと、「同じ部署なのになんで共有されないの？」という疑問も出てきちゃう。

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自分には知られてはいけない情報が目の前でやり取りされてると、意外とフラストレーションがたまる。だんだん「そんなに自分が必要ないのか」とも思えてくる。こういうムダなわだかまりをなくすためにも、情報共有のルール化は不可欠。

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ルール化をするには情報を細かく分けて、イレギュラーな情報にも対応できるようにしておく。機密情報もあるからルールを決めるのは上層部の人間。大切なのはなぜ共有されない情報なのか、を部下に丁寧に説明すること。ただ漠然と「それがルールだから」「お前には関係ないこと」では不満がたまる。

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情報共有って色々ありますよね。文書、メール、チャット、ホワイトボード、BBS、HP、ML、口答、電話、他にもあるかな？情報によってどれが適切かも瞬時に見極めなきゃいけないし、相手も間違っちゃいけない。情報共有って簡単なように見えてとても難しい。

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社内の情報のやりとりがストレスなく動いてる会社って、社員のストレスも減って売上が上がってるんだと思う。

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あ、あとはカメラで撮影して共有、というのがありますね。