齋藤訓之さんの事務仕事のムダ取り

香雪社 @Kosetsusha

液体を500mlずつ小分けにして売るというとき、升に取って計量していろいろなサイズの容器に入れるという作業体系は、今日普通ではありません。容量500mlのボトルを用意しておいて直接注いでいくのが合理的です。

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部品を12個ずつ梱包するという場合だって、12個ずつの山を作っておいて箱詰めしていくのは山作りと箱詰めが別作業で合理的ではない。12個がちょうど収まる箱を用意しておいて、計量と箱詰めを同時にするのが正しい。

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ものづくりの現場では、このように何かを移動するだけの作業とか、1回で済む作業を2回以上に分けるとかといった手順を徹底的になくすように考えるものです。 では、オフィスではどうですか？

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「大量の郵便物を発送するので、パソコンからラベルシートを打ち出す」 ということがあります。便利です。でも、ラベルを1枚ずつはがして1通ずつの封筒に貼るという作業を手でしなければいけません。これではオートメーションとは言えない。

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「封筒に宛名を印字する」 という作業体系が合理的です。

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ですが、ものづくりの現場と違って、オフィスの作業はこうした合理化、カイゼンというものがなかなか進みません。また、日本のホワイトカラーの生産性の低さは世界トップレベルとも言われています。

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なぜ進まないのか？　それはオフィスワークが見えない＝可視化されていないからです。 たとえば、オフィスで隣の人が何をやっているかわかりますか？

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「パソコンで仕事をしている」 とは言えても中身はわかりません。

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実際に調べてみると、コンピュータなのにAからBへのコピペを手作業でしているということがある。

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それは（1）表計算やマクロを使って自動化することもできますが、（2）最初から完成形のフレームを作ってそこに書き込む作業にしておけばよかった、ということがあります。

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（1）もよいですが、もしムダを温存したまま自動化でスピードアップするということであればちょっとアホらしい。（2）は一度の作業で完成形に到達する。こういう形を追求していくべきです。

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こうして、頭を使わない作業を徹底的に排除することで、頭を使う時間を確保する。もって独創的な商品・サービスの提供を実現し、しこうして生産性を上げる。これが正しいカイゼンです。

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