@teraiman のイベント講座

YOSHINO Hiroki @ysnhrk

.@teraiman のイベント講座

YOSHINO Hiroki @ysnhrk

「基本的にはイベントはめちゃくちゃ大変なもの。それをどうやったら楽してできるかを学ぶことは超重要。イベントがめんどくさい、飲み会でさえめんどくさい。きょうは生活の知恵としてのイベント企画屋の心得のようなものを話したい」

YOSHINO Hiroki @ysnhrk

「僕は年間27回ぐらい、来場者数15,000人ぐらいのイベントをやっている。しかし僕自身はあんまり苦労せずに周りの人にやってもらっている。あと特徴としてはほぼ100％屋外という悲惨な環境でやっている。そこから何か語れることがあるのではと思った」

YOSHINO Hiroki @ysnhrk

イベントあるある「書類がない／ロールプレイングしない／リーダーが現場で走り回ってる／スタッフがたくさんいるが暇そう／仕事に小学生のサッカーみたいに人が集まる／昼ごはんを食べる時間がない／片付けが終わらないうちに日が暮れて寒くなる／やったことに意義があった！」

YOSHINO Hiroki @ysnhrk

「イベントは必ず終わるので、イベントは必ず「成功」する。そういうのはもうやめようぜというのが僕の趣旨。要するにプロジェクトであるというのが重要。始まりと終わりを決めて「すごく複雑な活動を短期決戦でやる」ということ」

YOSHINO Hiroki @ysnhrk

「プロジェクトであるというのがわかってないと、そもそも目的は何だったのかを忘れてたりするｗ「プロジェクト」は軍事・建築・宇宙開発・ソフトウェア開発などで研究の蓄積があって、作るべき書類もきまっている。企画書、配置図、タスクリスト、行程表、体制図、物品リスト」

YOSHINO Hiroki @ysnhrk

企画書「最初に作る。A4で1枚で作成。2枚以上つくってはいけない。項目はタイトル＆サブタイトル、目的※、内容、概要、効果、問い合わせ先。（予算、も付けることもあるがこれはきょうは扱わない）※これ一番重要」

YOSHINO Hiroki @ysnhrk

とつぜん企画書作れワークショップが始まった。予想外にテンション高い講師に聴衆困惑ｗ @teraiman

YOSHINO Hiroki @ysnhrk

@teraiman 講師がイラチすぎて15分も待てずに講義再開。皆のつくった企画書を講評。けっこう完成度高い。イベント作り講演会、プリントできる布を使う手芸イベント。インテリアの交換イベント。松戸西口公演プロジェクト。商店会新春交流会。

YOSHINO Hiroki @ysnhrk

@teraiman 概要を先に書くと目的をそれにあわせて書くことになる。企画書というのは結構エロいもの。内容を書くというのもあるけど、おっ、と思ってもらうことが重要。タイトルがないと人は読まない。15分なので未完成な状態の企画書があつまるので、逆になにが本質なのかわかって面白い。

YOSHINO Hiroki @ysnhrk

@teraiman 配置図「実際にどこに何を置くか考える／手書きでOK（パワーポイントで遊んで失敗する例多数）／長さや大きさを具体的に把握する／長さを測ると動線と席数がよめる」

YOSHINO Hiroki @ysnhrk

@teraiman タスクリスト「大中小と、大きな業務を３回小さくして記載。３回目は予備知識足でわかるほど具体的に。とにかくやることを全部もれなく書きだすことが重要。項目はたとえば、営業、物品、制作、スタッフ、広報、会計。」

YOSHINO Hiroki @ysnhrk

@teraiman 大項目[オフィスの掃除]→中項目[ふきんでふく]→小項目[コーヒーメーカー]。すべて3段階にまとめるというのは結構なノウハウ。普通はもっと段階を増やしたくなる誘引にかられる

YOSHINO Hiroki @ysnhrk

@teraiman タスクリストの大項目はベタな項目（営業、物品、…）がよい。経験上、大項目に具体的なものをあげてしまうとあとで混乱する

YOSHINO Hiroki @ysnhrk

@teraiman 工程表「本当はやればやるほど細かくなる／細かいことが重要／毎日見返す／事前事後と当日は用紙を分けて書く／BのためにはAが終わらないとNG、というのを探す→Aを優先して行う」

YOSHINO Hiroki @ysnhrk

@teraiman 工程表つづき「Excelでガントチャートをつくる／イナズマ線をひく／自分が動くのではなく人を動かすのがイベントリーダーなので、誰が誰を補佐できるかをひと目で把握できることが重要。

YOSHINO Hiroki @ysnhrk

@teraiman 体制図「中項目ごとにチームを作る／タスクリストからチームのサブリーダーを書く／イベント当日の指示はリーダー→サブ→メンバーにしかしないことをとにかく守る、これがぶれたら崩壊するので徹底する」軍隊とちがいイベントは友達同士で上下指示関係を作るので結構たいへん

YOSHINO Hiroki @ysnhrk

@teraiman イベンターのルール。リーダーは基本的に拠点から動かないこと。これは心を鬼にしないとできない。「みんなでがんばってる」感がでないから。人に支持してなんぼ、自分は何もせず電話を。あとリーダーは自分のやり方を押し付けること、スタッフは意見は反省会で言う

YOSHINO Hiroki @ysnhrk

@teraiman イベンターのルールつづき。「リーダーの仕事はトラブルがあったときに謝りに行くこと、と腹をくくる。お客様の立場になれるのはじつはリーダーだけ。受付や接客はマニュアルでは難しいのでかならずロールプレイング。ロープレで恥ずかしがるスタッフを許さない。」

YOSHINO Hiroki @ysnhrk

@teraiman あととにかく事前準備を。イベンターにとって始まったときにイベントは終わっている。イベントの規模が小さすぎてこれほどの事前準備は面倒？それならイベントの希望を大きくして満足感を得ればいい。お客さんがくる以上人数は関係なく、プロジェクト管理の手間はかわらない

YOSHINO Hiroki @ysnhrk

@teraiman これにて終了。おつかれさまでした。正直よかった。個人的には中学高校の文化祭を思い出したｗ イベントをどうするかってのもあるけど、仕事の説明をするってのはこういうことか、というメタレベルの学びがあった