第5回ガルーンユーザー会（2012.3.14）

サイボウズ ガルーン @cybozu_garoon

本日は第5回ガルーンユーザー会を開催いたします。今回より前回までと少し趣旨を変え、業種ごとにお集まりいただいています。本日は製造業の企業の情報システム担当者様にお越しいただき、活用事例を発表いただきます。

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4社6名でスタートいたしました。会社規模は200～1150名までのお客様です。一口に製造業と言ってもいろんな会社様がいらっしゃいます。本日は金属、自動車の部品、環境機器、ベットを製造されているユーザー様にご参加いただいています。

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【ベットの製造業のユーザー様：ポータル活用】関連企業含め約20拠点でガルーンを利用。海外の拠点からもアクセス可能。全社共通のポータルはひとつ。社長のメッセージやwebメール・ワークフロー（いずれも外部製品）は連携ポートレットを作成し、全てポータルから確認できるようにしています。

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【ベットの製造業のユーザー様：掲示板】 全社の事務連絡、通達の情報共有が一番活用されています。部署関係なく情報の共有ができる場所です。各部門の掲示板はアクセス制限をし、その部門でしか見えないようにしています。

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【ベットの製造業のユーザー様：ファイル管理】 ファイル管理は、マニュアルや帳票の管理をしています。ガルーンで管理しているものを全て マスタとし、全社で同じものを共有できるようにしています。図面など、専用業務に関するシステムは担当部署で管理しています。

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【ベットの製造業のユーザー様：社内メール（メッセージ）】。ガルーン導入以前はE-mailが社内のコミュニケーションのメインでした。今は営業部門以外は社内メールのみで共有できています。営業はどうしても外部とのやりとりが多いため、社外のメールをメインで使っているようです。

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【ベットの製造業のユーザー様：社内メール（メッセージ）】社内のコミュニケーションの場をE-mailから社内メールにし、全社展開できたポイントは、社内メールは添付ファイルがそれぞれの受信箱ではなく、ひとつの添付ファイルを宛先のメンバーで共有するので、容量の節約になると訴求しました。

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【ベットの製造業のユーザー様：デヂエ（FAQ）】 全社からシステム部門への問い合わせはデヂエでFAQを作成しています。多い時は月500件程問い合わせがありましたが、FAQを作成することで150件程に削減できました。

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【ベットの製造業のユーザー様：活用促進の工夫】ガルーンに全社員がアクセスしてもらうための工夫として、Webメールやワークフローはガルーンのポータルからのみアクセスできます。それによりまずはガルーンにアクセスしているようです。ほとんどのメンバーが常時ガルーンを開いて業務をしています

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【金属の製造業のユーザー様：ポータル活用】 ガルーンはスケジュール管理がメインで活用しています。ポータルは社長の挨拶や広報発信のPDFの社内報を画像化して表示したりしています。 また、他の情報とまぎれないように給与明細を別ポータルで外部のシステムにリンクしています。

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【金属の製造業のユーザー様：Webメール】 Webメールはガルーンのアプリケーションを活用しています。海外からもリモートアクセス経由の接続を許可したユーザーはアクセスできるようにしています。

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【金属の製造業のユーザー様：デヂエ】 デヂエで営業の報告をできるようにしています。外出先や自宅から報告ができるようになりました。コメントがCSV書き出しができないなど、今後運用を工夫していく必要があると感じています。システムでトラブルがあった際のヒアリングシートもデヂエで運用。

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【金属の製造業のユーザー様：デヂエ】 ワークフローはシステム部門の申請で一部利用しています。 全社ではまだアクセス制限や承認ルートの問題があり、紙と自社開発などのシステムを使っています。

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【金属の製造業のユーザー様：プロジェクト管理】新しくプロジェクトチームが発足すると、システム部へプロジェクトチームの作成申請をもらい、ひとつの専用の組織と掲示板を立ち上げます。その中でプロジェクトメンバー間では情報の共有をできるようにしています。

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【自動車部品の製造業のユーザー様：拠点間利用】海外を含め複数の拠点でガルーンを活用しています。拠点間のアクセスは、サイボウズのリモートサービスを利用しています。400名のユーザーのうち、海外や外出先からのアクセスの利用用途で80名程度がリモートアクセスの 登録をしています。

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【自動車部品の製造業のユーザー様：活用促進の工夫】ガルーン3を昨年12月に導入。各部署にキーマンを1～2名置き、部署内の展開や問い合わせを取りまとめてもらっています。それぞれの機能は各部署のキーマンとシステム部門で予めどのように活用できるか議論してから展開しました。

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【自動車部品の製造業のユーザー様：活用促進の工夫】ガルーンの全社展開に大きな役割を果たしているキーマンの選定は、パソコンが好きで詳しい方、ある程度役職者で発言力がある方を選定してしました。そのかいもあり、FAQも50件程度しか登録されていません。

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【ベットの製造業のユーザー様：活用促進の工夫】ベットの製造業様でも、各部署でシステム担当者を設置。営業部は長年勤務している女性事務職の方、工場は発言力がある方。システム関連の依頼を担当者に投げかけても理解してもらえないこともあり、ITの知識があるという基準も大事だそうです。

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【自動車部品の製造業のユーザー様：ワークフロー】ガルーンのワークフローでは実現できないことがあり、利用していません。資料や議事録の保管と承認がファイル管理とワークフローでばらばらになってしまうこと。専用のPC端末を持っていない現場からの申請が運用できないこと、が課題です。

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【自動車部品の製造業のユーザー様：プロジェクト管理】社内のプロジェクトはメッセージの活用を考えていましたが、外部の方ともやりとりするプロジェクトが多いため、メールでのやりとりが中心になっています。

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【環境機器の製造業のユーザー様：海外拠点活用】サイボウズはOffice 4から活用。今後、台湾や中国の拠点で現地のローカルスタッフにもアカウントを配布していきたいが、人材の入れ替わりも激しく情報やノウハウ流出のリスクを感じています。対応方法を検討していますが、費用もかなります。

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本日参加いただいている4社様、皆様海外拠点との活用をされているようです。皆様日本人スタッフのアクセスとなり、現地スタッフ方のアクセスを許可されているところはまだないようです。

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議論も盛り上がってまいりましたが、ここで中締めとし懇親会にうつっております。引き続き、製造業様ならではの活用方法について情報交換をしていきます。

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懇親会も全員にご参加いただいてます。お客様ごとの業務課題や機能要望をお伺いしております。自動車部品製造業のお客様は、メッセージや掲示板など最近情報の通知が多すぎるという要望を役職者の方からいただくそうです。通知のルールや運用について、他社様の運用をお伺いしています。

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今回も議論が盛り上がり大幅に時間を延長し、終了しました。本日のレポートは後日ホームページにアップいたします。ありがとうございました。