実務力・段取り力を高める仕事術 -ロジを究める（講師:棟朝 千帆 @IIHOEoffice ） #npoTokyo
-
- いいね！12
はりなたる (Miho FUKUDA)
@harinatal
#npotokyo【ロジを究める】以前行った「NPO事務局合宿in岡山」の参加者の方から寄せられた団体内コミュニケーションで困っていることを紹介。上司への報告が円滑にいかない、代表が不在がちで細かいことが聞けない、業務の進捗の報告・相談が上がってこない、など。「あるある」ですね。
2013-01-16 13:41:53
はりなたる (Miho FUKUDA)
@harinatal
#npotokyo【ロジを究める】今日の参加者の方からもいくつか経験談をシェア。担当スタッフが複数いることで責任の所在が曖昧になっている、考え方が凝り固まっている人とのコミュニケーション・提案がうまくいかない、など。
2013-01-16 13:44:12【2】団体内コミュニケーションを円滑に進めるコツ
はりなたる (Miho FUKUDA)
@harinatal
#npotokyo【ロジを究める】それでは、団体内コミュニケーションを円滑に進めるためのコツは？という話。ここで大切なのは「団体内での意思決定に時間がかかる→スタッフのモラル低下→顧客の満足度低下につながる（内部の問題は顧客の方には関係ないという意識も忘れずに）
2013-01-16 13:46:50
はりなたる (Miho FUKUDA)
@harinatal
#npotokyo【ロジを究める】コツとしては、①一人で悩まず、判断を準備する。→どうしたらいいですか？どう思いますか？とは聞かない。その代わりに判断材料を提示し、選択肢を挙げた上で、自分の判断とその根拠を示す。さらに回答期限とその理由も伝えるとわかりやすい。
2013-01-16 13:49:14
はりなたる (Miho FUKUDA)
@harinatal
#npotokyo【ロジを究める】最初は面倒でもこの習慣を続けていくと、判断材料・選択肢を考えることにも慣れ、また相手のこれまでの指示を参考に次の指示を予測しながら報告、連絡、相談することができるようになる。
2013-01-16 13:50:21
はりなたる (Miho FUKUDA)
@harinatal
#npotokyo【ロジを究める】コツ②「やったこと」「できたこと」だけを報告しない。→まだできていないこと、遅れていることを共有しておかないと、まわりはフォローできない。
2013-01-16 13:51:15
はりなたる (Miho FUKUDA)
@harinatal
#npotokyo【ロジを究める】コツ③メールでの連絡。発信側はCcをうまく使って、まわりへの情報共有も意識する。また受信者は「なぜCcされたのか」「この案件に自分はどう関わるべきか」を考える癖を付ける。情報共有だけでは組織はうまく回らない。一人一人が考え、動くことが大切。
2013-01-16 13:53:01
はりなたる (Miho FUKUDA)
@harinatal
#npotokyo【ロジを究める】さらに「団体内の打ち合わせの時間を短くするには？」→あらかじめ資料を共有し、当日はただの情報共有の時間を少なくする。また、当日の質問は議事に関係のあることに限定すると質疑の時間もコンパクトに。
2013-01-16 13:55:48
はりなたる (Miho FUKUDA)
@harinatal
#npotokyo【ロジを究める】また、当日決めないといけないこと、その選択肢なども事前のアジェンダで明示することで、参加者が考えてから会議に臨むようになる。
2013-01-16 13:56:12【3】時間とお金をかけず、資料を整理するコツ
はりなたる (Miho FUKUDA)
@harinatal
#npotokyo【ロジを究める】もう一つ時間泥棒なのは「資料・書類整理」。資料を探したり、再作成することがムダなコストとなっている。ここで大切なのは、資料・書類整理は「後片付け」ではなく、次への「準備と投資」と位置づけること。
2013-01-16 13:58:00
はりなたる (Miho FUKUDA)
@harinatal
#npotokyo【ロジを究める】「準備と投資」に位置づけるために、「目的によって、かけるコストを区別する」ことが大切。→①団体外の人に公開し、閲覧してもらう資料→取り出しやすく、探しやすくが基本。背見出し・表紙にはタイトルを大きく入れることや、棚の表示、ファイルの並び順も大切。
2013-01-16 14:00:01
はりなたる (Miho FUKUDA)
@harinatal
#npotokyo【ロジを究める】②団体内での記録保管・共有資料活用のための書類→見栄えよりも事務所スペース節約を優先。何がどこにあるのかを大きく分類し、スタッフ間で共有する。マスキングテープや付箋を使って色分けするなど、手間をかけずに目印をつけるのがポイント。
2013-01-16 14:02:40
はりなたる (Miho FUKUDA)
@harinatal
#npotokyo【ロジを究める】③個人の日常業務管理の書類→自分用のプリントアウトは2in1で印刷（さらに両面で紙を節約）する。「平積みしない」というのもポイント。クリアファイルや半裁封筒に見出しをつけて立てて保管することで、出し入れしやすい、持ち運びに便利、中身がするわかる！
2013-01-16 14:05:03
はりなたる (Miho FUKUDA)
@harinatal
#npotokyo【ロジを究める】マスキングテープの粘着力と剥がしやすさはいろんな用途で使うことができる。付箋も大きな物を買っておいて、適宜切りながら使うことも、とのこと。なるほど〜☆
2013-01-16 14:06:59
はりなたる (Miho FUKUDA)
@harinatal
#npotokyo【ロジを究める】「きれいに整理する」というより、それぞれの用途に合わせて必要な見せ方、手間のかけ方をすることが効率化のコツ。（例えば団体内の記録用なら、ファイルをきれいにそろえるよりも、年度ごとにシールを貼るなどで対応し素早くわかりやすくする、など）
2013-01-16 14:10:03【ワークショップ】あなたの「ロジ力（りょく）」をチェック！
はりなたる (Miho FUKUDA)
@harinatal
#npotokyo【ロジを究める】というところで、前半最後は、「あなたの『ロジ力』をチェック！」した上で、一番高めたいロジ力を１つ選んで、「何について、どう改善するか」を書き出す、というワーク。
2013-01-16 14:26:14
はりなたる (Miho FUKUDA)
@harinatal
#npotokyo【ロジを究める】ここで大切なのは、「何をどう改善するか」を書くときにNGワードを使わない、ということ。NGワードとは、やろうとしていることの程度、時期や量、対象、意気を曖昧にする言葉。例えば、程度なら「もっと」「できるだけ」「可能な限り」「きちんと」などなど。
2013-01-16 14:41:11
はりなたる (Miho FUKUDA)
@harinatal
#npotokyo【ロジを究める】こういうワードを使ってしまうことにより行動や目標が曖昧になってしまう。「みんな」「全員」「なるべく早く」「急いで』「いっぱい」「心がける」「検討する」。。。などなど、確かにそれらを使うことで本質的に具体性がないものになりがちですね。。。
2013-01-16 14:52:05